Uniconta > Uniconta moduler
Debitormodulet hjælper dig med at tilknytte informationer til dine debitorer. Det gør processen omkring ordrestyring og fakturering nemmere og mindre tidskrævende. Uanset virksomhedens størrelse og branche er der behov for at gemme oplysninger om de enkelte debitorer. Alle stam-oplysninger gemmes i debitorkartoteket, så man får enkelt overblik over alle oplysninger.
Obligatorisk e-fakturering
Uniconta understøtter fuld digitalisering af bilag herunder også, at virksomheden skal kunne fremsende og modtage e-fakturaer. Det kræver, at løsningen kan understøtte eksempelvis EAN, OIOUBL eller Peppol BIS.
Fordelen for virksomheden er, at hele processen omkring fakturering bliver automatiseret, og når det engang for alle er sat op, giver det en betydelig tidsbesparelse for medarbejderne. De får frigivet tid til at varetage andre opgaver, og dermed en bedre mulighed for øget kundeservice m.m.
Hurtigfaktura til direkte salg
Hurtigfaktura bruges til at fakturere et direkte salg, hvor der ikke er oprettet en salgsordre forinden. Så slipper man for at køre hele salgsordreprocessen igennem. En Hurtigfaktura skal afsluttes med en fakturering eller en annullering.
Fakturering
Hent informationerne på fakturaerne direkte fra bl.a. kunde- og lagerkartoteket. Derved slipper man for at skulle indtaste kundernes stamoplysninger, varetekster, priser osv., hver gang der laves en faktura.
Nemt at lave kreditnota
Skal der laves en kreditnota, kan den dannes med copy/paste fra den oprindelige ordre, så man slipper for genindtastning
Fuld valutastyring
Der er fuld valutastyring, så man kan handle effektivt med udlandet. Vælg mellem at lade Uniconta opdatere valutakursen automatisk eller selv sætte en fast kurs. Alle transaktioner kan foretages i danske kroner, samt i fremmed valuta.
Indbygget abonnementsstyring
Uniconta har indbygget abonnementsstyring, så man sikrer, at månedlige, fakturaer altid udsendes. Abonnementsstyringen giver også mulighed for massefakturering.
E-mail håndtering
Faktura kan sendes via e-mail i den indbyggede mailhåndtering. Når fakturaen sendes, kan der vedhæftes andre standarddokumenter som f.eks. salgs- og leveringsbetingelser, kampagnetilbud m.m.
Effektiv styring af udeståender
Med Leverandørservice, PBS og modtagelse af OIOUBL i Uniconta AutoBanking får man desuden en langt bedre styring af tilgodehavende hos sine kunder. Leverandørservice er til virksomheder og benyttes til at danne betalinger i danske kroner mellem konti. Løsningen er beregnet til tilbagevendende betalinger fra debitorer. Som kreditor giver løsningen dig mulighed for at hæve dine tilgodehavender direkte fra din erhvervskundes konto i pengeinstituttet efter aftale med kunden og kundens pengeinstitut.
Leverandør til det offentlige
Virksomheder, der er leverandør til det offentlige, skal sende fakturaoplysningerne til disse kunder elektronisk i form af OIOUBL-filer.
Fakturerer man til offentlige institutioner eller virksomheder, hvor elektronisk fakturering er et krav, er det enkelt at håndtere i Uniconta, da elektronisk fakturering er sat op til OIOUBL standarden. I Uniconta kan disse filer dannes i forbindelse med fakturering.
Læs mere om debitormodulet herunder
Funktioner i Debitor
Stamdata
- Ligesom i balance og finanskontoudtog, kan Uniconta også indregne en simuleret kladde i saldolisterne
- Manuel tildeling af kontonummer eller automatisk tildeling via nummerserie på debitorgruppen
- Oprettelse af debitor via CVR-registre – Danmark, Norden og EU
- Uniconta benytter websitet https://ec.europa.eu/ til at tjekke, om et CVR-nummer er korrekt
- 4 felter til firmanavn og adresse og opslag i postnummerkartoteket
- Debitorgruppe til konteringsopsætning og afgrænsning i visning/udskrivning af statistikker
- Momshåndtering efter dansk lovgivning – også omvendt momspligt
- Valutastyring på debitor
- Ubegrænset antal kontaktpersoner – mulighed for bestemme, hvem der skal have formularer
- Ubegrænset antal leveringsadresser
- E-mail adresse til fakturering – Faktura sendes via e-mail ved indtastning af e-mailadresse
- Angivelse af den salgspris, som debitor køber til – danske kroner eller udenlandsk beløb
- Tildeling af andet layout på formularer med andet indhold en den normale faktura
- Vedhæftede filer til notater og dokumenter på debitor f.eks. kontrakter eller andet
– PDF-filer, Office dokumenter, billedfiler og e-mail-filer kan vedhæftes - Redigeringsside til redigering af mange debitorer i én arbejdsgang
- Oprettelse af nye debitorer via Microsoft Excel og Uniconta Udklipsholder
- Avancerede filter funktioner til søgning i debitorkartoteket
- Visning af debitordata i forskellige layouts
- Ændring af kontonummer direkte på debitorkartoteket
- Sammenlægning af kontonumre f.eks. hvis man har oprettet en debitor 2 gange
- Opsætning af dokumentbeskeder f.eks. info om sommerferie, adresseændringer m.m.
- Skriv momskode på faktura, som har 0%
- Maksimal øre-difference ved åbenpost-udligning
- Kontoforslag på debitor benyttes kun ved registrering af fakturaer
- Rykker kan tilskrives i valuta
- Opret OIOUBL ifm. fakturering
- Interne dokumenter kan gemmes med fakturaen
- På debitorgruppen kan man sætte op, om en debitor tilknyttet denne gruppe er fritaget for afgift, hvis varen har en afgift
- Man kan angive om man skal benytte salgspris 1, 2 eller 3
- Adressekartotek over tidligere adresser på debitorer, så ved genudskrivning af fakturaer tjekker Uniconta i det kartotek, om der ligger en adresse efter fakturadatoen. Man kan selv oprette, rette og slette i det kartotek
- Det er muligt at vedhæfte dokumenter til OIOUBL
- Postnummer er 12 tegn
- Ret-funktion i fakturajournalen
- PBS Debitorgruppe kan angives
- ”Tilføj variant” på hurtigfaktura
- Bogfør rabat på selvstændig konto
- Debitor kan køre efter ”saldometoden”
- Leveringsbetingelser på leveringsadresser
- Debitorposter har ”faktura” i menuen, så man let kan finde fakturaen bag en post
- Med udligningsfunktionen kan man udligne flere åbne posteringer på én gang
- Slå en debitor og en kreditor sammen, så når man opretter en kreditor, kan man vælge at udfylde feltet ”Debitor”. Så vil debitor og kreditor dele transaktionerne, så man kan udligne en kreditorfaktura med en debitorfaktura
- Linjerabat-% på debitor/kreditor
- Modtagelse af OIOIUBL via Nemhandel
- Man kan skifte mellem combobox-felter med mellemrumstasten. finans/debitor/kreditor i klassekladden.
- I pdf’en for kontoudtog, rente og rykker er der et link til at få vist fakturaen
- Alle afsendte fakturaer via e-mails eller OIOUBL bliver registreret i en log
- Der er mulighed for opkrævning af fakturaer, som ikke findes i fakturajournalen
- F7 på hurtigfaktura og salgsordrelinjer
- Mulighed for at en afgift kun optræder én gang på ordren, selvom flere varer har denne afgift
- Er MobilePay telefonnummeret udfyldt, så vil der på kontoudtog, rente og rykker komme et link til betaling via MobilePay
- Man kan lægge budgetter ind på kunder. Lægger man budgetter på sine debitorer og angiver ”Medarbejder”, kan disse ses i lokalmenuen på en medarbejder. Der er rapporter til at holde budgetterne op mod realiserede tal
- I vedligeholdelse kan man køre en kørsel, der vil opdatere adresserne efter opslag i CVR-registret
- Afsendelse/modtagelse af fakturaer via PEPPOL-netværket
- Det kan opsættes på den enkelte debitor, om de modtager OIOUBL eller PEPPOL
- I API’et til fakturering kan man angive flere ”betalingskonti”. Benytter man Uniconta med et kasseapparat, så kan betalingen af købet konteres på flere konti med tilhørende beløb
- Der er kommet en Fast-Tekst-Type på debitorkartoteket, som bliver foreslået, når man bogfører samt benytter fysiske bilag
- Der er Reference med over på posterne. Det er et frit felt som brugeren kan bruge, og det findes på ordren og i klassekladden. Desuden har den åbne post ordrenummeret med, så man kan hente felter fra ordren
- På en afgiftsgruppe kan man oprette en ”ekskluderet-liste” hvor man indsætter de debitorer, som er fritaget for at få pålagt afgiften fra gruppen
- Man kan sætte ”Respitdage” på kasserabat. Så vil Uniconta automatisk give kasserabatten til kunderne, hvis dato for kasserabat er overskredet, men ligge inden for respitdagene
- Uniconta gemmer sidste rykker kode på posten, og når man så danner en ny rykker, får den automatisk ”næste rykker kode”
- Der er et log-kartotek over rykkere, hvor man kan genudskrive en rykker
E-mail opsætning
- Indbygget e-mail håndtering af faktura, så den sendes som vedhæftet PDF-fil
- Mail sendes enten via Uniconta´s mailserver eller egen mailserver
- Vedhæft andre dokumenter til e-mailen f.eks. salgs- og leveringsbetingelser
- Kartotek over egne SMTP-opsætninger
- Benyt e-mail til at sende dokumenter til debitorer
Hurtigfaktura
- Oprettelse af faktureringsgrundlag og afslutning med fakturering
- Oprettelse af skabelonlinjer – indsætter tekst og varelinjer ud fra skabelonen
- Indtastning af tekst skifter automatisk linje, når man taster lange tekster, og hele teksten udskrives på formularen
- Udskrivning af Faktura og Proformafaktura
- Faktura kan printes uden at den først skal vises
- Vedhæft dokumenter
- Faktura sendes automatisk til den e-mail, der er oprettet på debitor, eller man kan indsætte
e-mailadressen ved udskrivning - Opret debitor i hurtigfaktura lige ved siden af ”søg” feltet
- På fakturalinjerne kan få indsat ikoner, der henviser til vedhæftninger, som modtageren af en faktura kan trykke på, og få vist på web
- På ordre og indkøb kan man nu angive en posterings-tekst på ordrehovedet, som så vil blive overført til finansposteringerne og kreditorposten
- Man kan bogføre alle salgsordrelinjerne ind på et projekt, svarende til det, som sker ved bogføring af en projektkladde
- Der indsættes en URL i OIOUBL, så modtager kan se den originale Uniconta faktura
Faktura-nummerserie pr. debitorgruppe
Der kan nu tilknyttes en fakturaserie til den enkelte debitorgruppe, således at alle fakturaer til kunder i denne debitorgruppe tildeles fakturanumre fra denne nummerserie i stedet for standard nummerserien til fakturaer.
Det er f.eks. et krav, at hvis en dansk virksomhed moms-registreres i England pga. de nye brexit-regler, så skal alle fakturaer bogført med engelsk moms faktureres med en fortløbende fakturanummerserie.
Det er f.eks. et krav, at hvis en dansk virksomhed moms-registreres i England pga. de nye brexit-regler, så skal alle fakturaer bogført med engelsk moms faktureres med en fortløbende fakturanummerserie.
EORI nummer
Pga. Brexit er der på Debitorkartoteket og under Firmaoplysninger tilføjet et EORI-felt
Pga. Brexit er der på Debitorkartoteket og under Firmaoplysninger tilføjet et EORI-felt
Feltet bruges, når danske virksomheder skal fakturere virksomheder i England, hvor det er et krav, at modtagerens EORI-nummer og virksomhedens eget EORI-nummer fremgår af fakturaen.
Rapporter
- Debitor- og Periodestatistik direkte på debitor med dækningsbidrag og dækningsgrad
- Varestatistik på debitor – hvilke varer har debitor købt med dækningsbidrag og dækningsgrad
- Fakturaarkiv – genudskrivning, kopiering af faktura, elektronisk fakturering m.m.
- Posteringer på debitor – kontoudtog, posteringsliste, åbne poster, saldoliste
- Uniconta Pivot-tabel til statistik
- Rente- og rykkerhåndtering
- Udskrivning til printer, eksport til Microsoft Excel og Word, eksport til CSV-fil
- Debitorkontoudtog har ”restbeløb” med og summen på dette
Formularer
- Faktura og Kreditnota
- Kontoudtog
- Rentenota
- Rykkerskrivelse
Tilretning – nye felter, nye kartoteker, nye funktionsknapper, nye rapporter
- Uniconta værktøjskasse leveres standard i grundpakken
- Nye felter til debitor f.eks. forsikringssum, klassificering m.m. kan oprettes
- Nye rapporter, hvis standard rapporter ikke dækker behovet
- To sektioner til OIOUBL faktura dokumentet
Læs mere om vores debitormodul herunder
Hvad er en debitor?
En debitor er et begreb indenfor regnskabsverdenen, som anvendes om den part, der skylder penge. I mange tilfælde er debitorerne virksomhedens kunder, der skylder penge for den service eller det produkt som virksomheden har solgt til kunden. Det gælder både private kunder, men også andre virksomheder der har købt ind i den ydelse eller service, som en anden virksomhed udbyder. Debitormodulet skaber overblikket
Det er vigtigt for en virksomhed, at der er overblik over debitorerne. Det gælder både i forhold til, hvor mange penge debitorerne skylder virksomheden men også generel information om leveringsadresser, betalingsinformationer, rabataftaler osv.
Debitormodulet i Uniconta giver dig mulighed for at skabe et intuitivt overblik over alle informationer relateret til virksomhedens kunder på et sted.
Du har mulighed for at opsætte lister over tilgodehavender, tilskrive rykkergebyrer, og udskrive rentenotaer og rykkerskrivelser.
Et regnskabssystem med masser af muligheder
Med Unicontas regnskabssystem får du overblik over dine debitorer og relevante informationer samlet på et sted. Uniconta har derudover en række ekstra features, som kommer dig til gavn:
- Individuelt fakturalayout
- Genudsendelse og genudskrivning af fakturaer
- E-mail afsendelse af tilbud, ordrebekræftelser og følgesedler på e-mail
- Sammenlægning af to debitorer
- Vedhæftning af fysiske bilag til alle poster og debitorer
Et økonomisystem til alle debitorer
Uniconta er desuden designet til at opfylde behovene for virksomheder, der handler med forskellige typer kunder.
Udenlandske debitorer:
Alle transaktioner kan foretages i danske og udenlandske valutaer, så du nemt kan holde styr på debitorer fra andre lande.
Alle transaktioner kan foretages i danske og udenlandske valutaer, så du nemt kan holde styr på debitorer fra andre lande.
Det offentlige:
Hvis virksomheden handler med det offentlige, skal faktureringsoplysningerne sendes i form af OIOUBL-filer. Denne type filer kan nemt dannes gennem Unicontas regnskabssystem.
Hvis virksomheden handler med det offentlige, skal faktureringsoplysningerne sendes i form af OIOUBL-filer. Denne type filer kan nemt dannes gennem Unicontas regnskabssystem.